Privacy Policy

Atomos vzw (hierna vernoemd als: ’Atomos’) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze Privacy policy (of privacy statement, privacybeleid) willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Atomos verwerkt van haar leden.

Indien je lid wordt van Atomos door het aankopen van onze lidkaart, of om een andere reden persoonsgegevens aan Atomos verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken. Wij adviseren je om het Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor je eigen administratie.

  1. Verantwoordelijke

    2. Deze privacyverklaring is van toepassing op de website en diensten van Atomos.

    Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
    Atomos vzw
    Kleinhoefstraat 4
    2440 Geel
    www.atomosvzw.be
    De functionaris ledenbeheer is bereikbaar via info@atomosvzw.be.

  2. Welke gegevens verwerkt Atomos en voor welk doel

    3. In het kader van jouw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

    • Voor- en familienaam;
    • Geboortedatum en geslacht;
    • Adres (straat + nr, gemeente, postcode, land);
    • Gsm-nummer;
    • E-mailadres
    • Studentennummer (R-nummer);
    • Studierichting + Studiejaar + Campus;

    Atomos verwerkt deze genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

    • Je voor- en familienaam en je e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan;
    • Je geboortedatum en geslacht worden gebruikt voor het verwerken van uw lidmaatschap in Assist;
    • Je voor- en familienaam en je studentennummer (R-nummer) worden vermeld op de lidkaart en gebruikt voor controle op geldig lidmaatschap;
    • Je adres (straat + nr, gemeente, postcode, land) wordt gebruikt voor het eventueel opsturen van de lidkaart (uitzonderlijk);
    • Je gsm-nummer wordt in uitzonderlijke gevallen gebruikt voor belangrijke communicatie. Bijvoorbeeld bij een noodsituatie;
    • Je e-mailadres wordt gebruikt voor het verzenden van onze nieuwsbrief, reclamefolder en/of informatie over diensten en activiteiten van Atomos;
    • Je studierichting, studiejaar en de campus van uw studie worden gebruikt om te verifiëren of je bij de juiste deelvereniging bent ingeschreven;

    E-mail berichtgeving (opt-out):
    ATOMOS gebruikt je voor- en familienaam, studierichting en e-mailadres voor het versturen van gerichte e-mails met informatie over activiteiten, diensten, vacatures en andere interessante informatie over het lidmaatschap van ATOMOS. Afmelding voor deze mails is ten allen tijde mogelijk door een mail te sturen naar: info@atomosvzw.be.

  3. Toegangscontrole

    4. Telkens u een evenement van ons betreedt, wordt de barcode op uw lidkaart gescand. Hierdoor verschijnt uw naam, r-nummer, lidnummer en vereniging op het computerscherm. Deze gegevens staan ook op uw lidkaart geschreven zoals eerder vermeld. Dit geeft ons de mogelijkheid te controleren of de lidkaart geldig is en of u toegang heeft tot het betreffende evenement. Om deze gegevens te verifiëren kan een leeftijdsbewijs of studentenkaart gevraagd worden.

    Verder worden deze gegevens geregistreerd in een apart bestand. Dit bestand kunnen we in noodgevallen na het betreffende evenement raadplegen. Bijvoorbeeld voor contact tracing. Enkel de verwerkingsverantwoordelijke (Artikel 7) kan dit bestand opvragen. De bewaartermijn van deze gegevens vind je in artikel 4.

  4. Bewaartermijnen

    5. Atomos bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Atomos verwerkt en bewaart je persoonsgegevens gedurende de duur van je lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Dit om je te vragen naar je ervaringen met Atomos en je te informeren over de ontwikkelingen van Atomos. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.

    De registratie per evenement wordt voor een maximale termijn van twee weken bijgehouden.

  5. Beveiligingsmaatregelen

    6. Atomos neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met info@atomosvzw.be.

  6. Delen van persoonsgegevens met derden

    7. Atomos verkoopt of deelt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

  7. Verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers

    8. Je gegevens kunnen door alle bestuursleden onder Atomos verwerkt worden in het kader van het uitvoeren van hun taken. Daarnaast geven we je gegevens ook door aan derde partijen, zoals hierboven beschreven.

  8. Inzagerecht, verwijdering en klachten

    9. Na je online inschrijving ontvang je een bevestigingsmail waarin een link staat naar ons ledensysteem. Via deze link kan je al uw persoonsgegevens die in ons systeem zitten nakijken. Als je dit niet terugvindt kan je via de ledenadministratie van Atomos een verzoek indienen om je persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. Atomos zal je verzoek in behandeling nemen en je binnen een maand na ontvangst hierover informeren. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

    Indien je bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van je persoonsgegevens, kan je eveneens contact opnemen met de ledenadministratie.

    Indien je klachten hebt over de wijze waarop Atomos je persoonsgegevens verwerkt of je verzoeken behandelt, kan je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming.

  9. Foto’s op onze evenementen

    10. Op al onze evenementen is het mogelijk dat er foto’s, sfeerfoto’s of videomateriaal gemaakt worden. Deze foto’s of video’s kunnen online (Facebook, onze website, Instagram ...) geplaatst worden. Zie je een foto die je liever niet online ziet, contacteer ons dan via onze facebookpagina of e-mail ons.

  10. Wijzigingen

    11. Wij behouden het recht deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen of te actualiseren. Bij belangrijke wijzigingen, zullen wij dit op onze nieuwspage vermelden (www.atomosvzw.be/nieuws). Wij adviseren je om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

  11. Vragen en Feedback

    12. Vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie via: info@atomosvzw.be.